小公司采购最容易犯的错，不是买贵了，是说不清为什么买它：同一个需求只问了一家常合作的供应商就下单，回头别人报价便宜两成；到货没人验收，少两个配件月底才发现；付款全凭老板一句”转吧”，发票迟迟没到，税务找上门才翻聊天记录。采购花钱的事，最怕每一步都凭感觉。
这套合集从需求的源头管到付款的尾巴。采购需求与预算申请表让每个部门先说清买什么、买多少、预算多少、干什么用，先审预算再下单，冲动采购当场拦下；供应商信息档案表把每家的主营品类、联系人、报价水平、结算方式、合作评级登记成册，新接手的人翻一遍就有底；三家比价单是这套合集的核心，同一需求至少问三家，报价并排一摆，最低价和选谁当场定，价格谈得下来也谈得有依据。
下完单不等于完事。采购订单跟踪表按下单日期登记订单金额、约定交期、到货状态，哪单快到期了、哪单还在路上，每周扫一眼就心里有数；到货验收记录表对着订单逐项核数量、外观、配件，让步接收也要写进记录，月底对账不扯皮；库存物料与补货提醒表管着打印纸、硒鼓这些易耗品的安全线，按月均用量算可用天数，快见底自动提补货，不再等用到没有才着急。
钱上的账要更清楚。采购付款台账把应付、已付、票据状态记在一起，预付款比例别超五成，月结供应商按台账对账，票到再付尾款；供应商考核评分表每季给价格、质量、交期、服务四项打分，A 的给量继续合作，B 的观察一个季度，老拖后腿的果断换掉；月度采购支出汇总表按办公、耗材、活动分类归总，环比一列，采购费用是涨是降、涨在哪，一张表向老板交底。
全套表格为 xlsx 格式，已填好一家小公司的采购示例，打开替换成自己的物品和供应商就能用；另附一页采购管理指南，从比价底线到季度考核四条规矩，都是小公司最容易省掉、也最容易吃亏的环节。适合小公司的行政采购、管供应商的小老板、想把采购流程理顺的合伙人。模板为原创制作，CC0 公共领域授权，可自由使用、修改与分发。
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