采购询价比价与供应商管理表12套

采购是公司里花钱最多、也最容易出问题的环节。三家报价记在微信里，过两周就找不到；到货少了两箱没当场记，月底对账扯不清；供应商越用越差，却说不出到底差在哪；合同什么时候到期，全靠翻文件夹。这些小毛病一件件攒着，最后都变成成本。这套十二张表，是把采购从建档到付款、评分这一整条线都留痕。

从供应商档案开始

一个供应商一条档案，编号从 S001 往后排，供货类别、联系人、结算方式、账期都要写清。账期是最容易扯皮的一项，谈的时候说月结三十天，实际拖到四十五天，供应商下次报价自然往上加。档案里还留了评级，A 类可以放宽账期，C 类只做小单，半年复评一次。新供应商进来先跑两三个小单试水，别一上来就给年度框架，出了问题不好换。

每一笔都要能追回去

需求部门填采购申请单，金额超过公司阈值的必须走三家比价。比价表把三家报价并排放，最低单价和价差自动算，价差超过两成就要问清原因：是材质不同、账期不同，还是对方报漏了项。确定供应商后登记采购订单，税率、含税金额都是公式，交期写清楚，延期才有依据去谈。

到货验收和入库，别省这两步

到货当天必须验收，应收数量、实收数量、合格数量三列分开填，数量不对当场写明并让送货人签字，事后再说供应商基本不认。入库领用台账里，结存会自动算，出现负数说明有入库漏记，先查单据再调账。领用人那一列一定要填，不填就成了糊涂账，月底盘不上。

月底对账，季度评分

付款对账表用「期初应付加本期采购减本期付款」算期末应付，四列一对就露馅，对不上的当月查清，拖到年底差异越滚越大。供应商评分按质量三成、交期两成半、价格两成半、服务两成的权重打，连续两个季度 C 级就启动替换。合同台账设个到期提醒，到期前六十天准备续签或换供应商，别过期了还在按老价格下单。

表里的供应商、物料、金额都是示例，整体换掉再用。比价至少留三家，独家供应要写明原因，否则议价的时候一点空间都没有。采购这件事做得好不好，不看你会不会砍价，看你能不能把每次花钱的依据留下来。半年之后回头看这套表，哪家供应商在涨价、哪个品类在超支，一目了然，那时候再谈价格，腰杆是硬的。