年会这件事，十有八九是行政或者某个部门负责人临时接下的。通知来得突然，说月底办一场，预算还没批，场地还没定，节目一个没报，奖品也不知道买什么。手里空着，心里发虚，于是开始到处问人：去年那套表还在不在。这套表就是从这种场景里长出来的，把一场年会从筹备到散场要用的表格全部摊开，填自己公司的数字就能跑。
钱必须先定死，再谈创意。年会最容易失控的就是预算，因为每个环节的人都想加点东西：多一轮抽奖、多一个节目、背景板再大一号。正确顺序是先按人均把总盘子算出来，报到批下来，再往下切成场地、餐饮、舞美、奖品、伴手礼几块。任何一块超支，都从另一块挪，不允许总额追加。这一步做扎实，后面所有的讨论才有边界，不然会开到半夜还在争一个灯光值不值。
节目征集要留修改期。报名表发出去，头三天最热闹，之后全靠催。真正能上台的节目几乎都要改一到两轮，所以征集截止日放在年会前四周，彩排排两轮：第一轮看完整度和时长，第二轮只调位置、道具和上下场路线。流程表要写到分钟和负责人，谁上台、谁递话筒、谁放音乐、奖品摆在哪一侧，全部落在一张纸上。年会当天最怕的不是节目难看，是主持人在台上等下一个环节，而负责的人还在后台找箱子。
评优和抽奖是最容易得罪人的两件事。评优别直接让全员投票，那样评出来的往往是人缘最好的，不是干得最多的。做法是各部门先按业绩提名，再由评审按业绩、协作、创新三项打分，权重提前公布，算完公示。抽奖则要把号码牌、中奖登记、签字领取三样对齐，领了签字，没领的当场记录，事后补发有据可查，省掉一堆说不清的麻烦。
散场之后一定要复盘。哪块场地浪费了、哪个环节超时了、哪笔钱花得不值，趁记忆还在当天记下来，第二年做年会打开这张表，能省掉一半沟通成本。文件一共十份，九个表格加一份筹备要点，分工、预算、节目、流程、物料、抽奖、评优、签到、复盘连成一条线，改自己公司的数据就能用。内容原创编写，CC0 公共领域授权，可自由使用和修改。预算和奖品档位请按公司实际人数与人均标准填，示例数字只是演示口径。
暂无评论内容